2020年度會(huì)展活動(dòng)行業(yè)十大趨勢(shì)

2020年開(kāi)年以來(lái)，一系列的全球緊急事件使世界經(jīng)濟(jì)遭遇了嚴(yán)重的挫折，會(huì)展活動(dòng)行業(yè)作為面向市場(chǎng)的前端也受到了廣泛的沖擊。如何在短暫的停頓中汲取繼續(xù)前進(jìn)的力量，這是值得所有會(huì)展活動(dòng)行業(yè)從業(yè)者思考的課題。在一個(gè)以技術(shù)為主導(dǎo)的世界中，活動(dòng)行業(yè)仍是維持人類現(xiàn)實(shí)互動(dòng)的重要組成部分。活動(dòng)專業(yè)人士或許可以借此次機(jī)會(huì)，通過(guò)這份2020年十大趨勢(shì)的解讀，重新認(rèn)識(shí)自己的定位，思考自己對(duì)于改變?nèi)藗兊纳町a(chǎn)生的影響。?

2020年度會(huì)展活動(dòng)行業(yè)十大趨勢(shì)是活動(dòng)行業(yè)在線媒體EventManagerBlog（活動(dòng)行業(yè)趨勢(shì)，技術(shù)，創(chuàng)新和教育的線上媒體）于近期發(fā)布的行業(yè)趨勢(shì)預(yù)測(cè)。通過(guò)對(duì)過(guò)去2年內(nèi)的2,000多個(gè)活動(dòng)、3,000多位活動(dòng)專業(yè)人士以及300種活動(dòng)技術(shù)解決方案的調(diào)查、采訪和分析，總結(jié)出了以下十個(gè)趨勢(shì)：

1. 線上虛擬會(huì)議

據(jù)環(huán)保媒體PlanetWatch報(bào)道，貿(mào)易展覽行業(yè)一年可產(chǎn)生60萬(wàn)噸垃圾，就行業(yè)規(guī)模而言，是僅次于建筑業(yè)的第二大垃圾制造者。同時(shí)，各類活動(dòng)參會(huì)者乘坐的飛機(jī)和火車等交通工具也被認(rèn)為對(duì)環(huán)境造成了巨大的負(fù)擔(dān)。隨著可持續(xù)發(fā)展成為活動(dòng)行業(yè)的重要一環(huán)，非交易性活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)參加人數(shù)（即教育，講習(xí)班，一般性學(xué)習(xí)）或?qū)⒅鸩綔p少，虛擬出席成為新的趨勢(shì)。360度視頻、虛擬網(wǎng)絡(luò)房間以及各類配套的評(píng)論和協(xié)作功能將會(huì)是未來(lái)虛擬會(huì)議的必要工具。不僅參會(huì)者可以利用線上虛擬會(huì)議更便利地進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流， 會(huì)議組織方也能夠通過(guò)出售在線訪問(wèn)和訂閱來(lái)充分利用這些在線內(nèi)容。

怎么做：

?探索在線虛擬會(huì)議的呈現(xiàn)方式

?考慮在線活動(dòng)付費(fèi)還是免費(fèi)以增加影響范圍

?主持人是虛擬參會(huì)者之間的重要接點(diǎn)，因此需要仔細(xì)評(píng)估在線活動(dòng)的主持人

2. 一體化解決方案

據(jù)EventManagerBlog統(tǒng)計(jì)，多功能軟件的使用量同比增長(zhǎng)了27％。曾經(jīng)活動(dòng)策劃者需要從各類功能不同的軟件中選擇合適的組合來(lái)滿足自己的需求，而現(xiàn)在活動(dòng)技術(shù)提供商強(qiáng)勁的收購(gòu)浪潮使得多功能軟件工具變得更好用了。

活動(dòng)策劃專業(yè)人士往往對(duì)繁雜的數(shù)據(jù)收集有所抗拒。一體化軟件則可以提供足夠的數(shù)據(jù)點(diǎn)，幫助活動(dòng)策劃者根據(jù)活動(dòng)ROI做出明智的決策。不過(guò)，一體化解決方案優(yōu)勢(shì)的很大一部分是來(lái)自多個(gè)不同來(lái)源的隨時(shí)可用的數(shù)據(jù)，但這并不代表這些數(shù)據(jù)比起傳統(tǒng)的垂直軟件所收集到的數(shù)據(jù)更好更精準(zhǔn)。按需使用一些傳統(tǒng)的垂直軟件也會(huì)適當(dāng)增加數(shù)據(jù)的可靠性和準(zhǔn)確性。

怎么做：

?您的活動(dòng)技術(shù)提供商最近被收購(gòu)了嗎？可以咨詢供應(yīng)商在同一公司架構(gòu)下是否有更多解決方案

?立即與您的活動(dòng)技術(shù)提供商聯(lián)系，以尋求有關(guān)數(shù)據(jù)的進(jìn)一步指導(dǎo)

?Salesforce和Hubspot等具有強(qiáng)大集成性的大型客戶關(guān)系管理（CRM）平臺(tái)可能仍然是一體化解決方案的更好選擇

3. 活動(dòng)體驗(yàn)設(shè)計(jì)顛覆傳統(tǒng)規(guī)劃

在2019年，市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)為活動(dòng)行業(yè)分配了40％至70％的預(yù)算。現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)能幫助企業(yè)或組織達(dá)成營(yíng)銷和溝通目標(biāo)，但對(duì)活動(dòng)本身的期望值也在上升。過(guò)去一年來(lái)，許多現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)已經(jīng)從簡(jiǎn)單的會(huì)議和貿(mào)易展覽轉(zhuǎn)變?yōu)槎喾矫娴默F(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)。諸如C2和SXSW之類的創(chuàng)新活動(dòng)也為傳統(tǒng)會(huì)議帶來(lái)了類似節(jié)日的體驗(yàn)。

根據(jù)針對(duì)活動(dòng)專業(yè)人士的訪談結(jié)果，參會(huì)者的活動(dòng)體驗(yàn)是專業(yè)人士最看重的元素之一?；顒?dòng)專業(yè)人士可以通過(guò)對(duì)參會(huì)者的整個(gè)活動(dòng)流程進(jìn)行定位以及創(chuàng)新的RFID和NFC技術(shù)等方式和手段，以基于交互的方式提升更加緊密的活動(dòng)體驗(yàn)。

怎么做：

?對(duì)參會(huì)者從注冊(cè)到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)直至?xí)蠓答伒囊幌盗辛鞒坦?jié)點(diǎn)進(jìn)行定位和分析

?重新思考會(huì)議流程。如何使演講者真正令人難忘？如何充分利用茶歇時(shí)間？如何以創(chuàng)新方式共享反饋？給你的會(huì)議流程帶來(lái)歡樂(lè)，驚喜和變化

?使用未充分利用的技術(shù)來(lái)改善用戶體驗(yàn)。例如提升注冊(cè)階段的技術(shù)來(lái)優(yōu)化與參會(huì)者的第一次互動(dòng)

4. 嘗試非常規(guī)的會(huì)議場(chǎng)所

選擇交通工具作為活動(dòng)場(chǎng)地，為尋求商務(wù)休閑旅行的與會(huì)人員提供了有趣的體驗(yàn)。參與度是衡量活動(dòng)體驗(yàn)的主要指標(biāo)，而這些場(chǎng)地因?yàn)榕c參會(huì)者較強(qiáng)的連接性而增強(qiáng)了參與度。同時(shí)，在郵輪、火車或飛機(jī)上這樣一個(gè)相對(duì)封閉的空間中，注意力較為分散的參會(huì)者也能對(duì)會(huì)議內(nèi)容更深切地投入，得到更好地沉浸式體驗(yàn)。

怎么做：

?考慮將交通作為下一個(gè)活動(dòng)地點(diǎn)。您可以在飛機(jī)上開(kāi)始活動(dòng)并在傳統(tǒng)會(huì)議室中結(jié)束活動(dòng)嗎？

?在火車或輪船上進(jìn)行活動(dòng)的準(zhǔn)備工作具有挑戰(zhàn)性，要盡量使活動(dòng)流程簡(jiǎn)潔可操作，避免過(guò)于復(fù)雜的活動(dòng)議程

?娛樂(lè)性是將交通工具作為會(huì)議場(chǎng)所這一策略的關(guān)鍵，但是在進(jìn)行項(xiàng)目之前，請(qǐng)確保您的參會(huì)者對(duì)此有所了解。其他需要考慮的因素還包括與會(huì)者的身體情況、場(chǎng)所的可達(dá)性和安全性等

5. 活動(dòng)節(jié)日化，增加故事性體驗(yàn)

活動(dòng)節(jié)日化是近年來(lái)的趨勢(shì)。活動(dòng)策劃者的角色也通過(guò)這一趨勢(shì)得到了轉(zhuǎn)換，從機(jī)械繁瑣的物流協(xié)調(diào)轉(zhuǎn)換成為活動(dòng)的設(shè)計(jì)師。一方面，各類交互和驚奇的元素比起溫和的課堂式會(huì)議模式更能刺激與會(huì)者的大腦，實(shí)現(xiàn)更高的參與度。另一方面，與會(huì)人員會(huì)被體驗(yàn)所吸引，在活動(dòng)中扮演屬于自己的角色。能夠幫助與會(huì)者大步走出自己的舒適區(qū)推動(dòng)故事的發(fā)展，并最終達(dá)到活動(dòng)的目標(biāo)。

當(dāng)涉及到大量觀眾時(shí)，活動(dòng)策劃者可以決定如何使用技術(shù)來(lái)講述故事，例如視頻游戲和Netflix提供的互動(dòng)式電影沉浸式體驗(yàn)。視聽(tīng)效果（AV）對(duì)于提供這種高度參與的體驗(yàn)至關(guān)重要。無(wú)論是投影映射，虛擬現(xiàn)實(shí)（VR），增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)（AR）還是手機(jī)app，這些工具都可以幫助觀眾沉浸在活動(dòng)所呈現(xiàn)的故事中。

怎么做：

?考慮如何讓活動(dòng)組織方的員工成為故事內(nèi)容的一部分， 可以從為傳統(tǒng)商業(yè)活動(dòng)進(jìn)行非常規(guī)的主持開(kāi)始

?可以讓參會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)或是專業(yè)演員參與到故事中，他們可以豐富內(nèi)部會(huì)議的內(nèi)容，但要記住，風(fēng)險(xiǎn)并不意味著愚蠢

?創(chuàng)新但尊重活動(dòng)內(nèi)容的專業(yè)性。尤其是在計(jì)劃團(tuán)隊(duì)建設(shè)或內(nèi)部銷售活動(dòng)時(shí)，始終將傳統(tǒng)與非常規(guī)相結(jié)合，不要冒進(jìn)

6. 互動(dòng)投影

投影是各類活動(dòng)較為常用的設(shè)備和手段，無(wú)論是一般的商務(wù)會(huì)議還是貿(mào)易展覽活動(dòng)都會(huì)使用。而隨著Lightform，Arduino和深度攝像頭等新技術(shù)的出現(xiàn)，對(duì)于商務(wù)活動(dòng)而言，互動(dòng)投影變得越來(lái)越容易。

互動(dòng)投影通過(guò)加入對(duì)與會(huì)者進(jìn)行響應(yīng)的傳感器和攝像頭，為投影內(nèi)容增加了一個(gè)交互式維度?；顒?dòng)策劃者可以將任何表面變成觸摸屏，從而允許參與者通過(guò)與他們進(jìn)行交互來(lái)更改投影中的元素。例如在參展商列表或貿(mào)易展覽平面圖上點(diǎn)擊一個(gè)品牌名稱來(lái)檢索公司信息。

怎么做：

?如果有贊助商想要脫穎而出，嘗試一點(diǎn)新的內(nèi)容，可以請(qǐng)他贊助你的互動(dòng)投影計(jì)劃

?了解實(shí)現(xiàn)互動(dòng)投影物流和要求。如果是第一次嘗試，建議通過(guò)專業(yè)的av供應(yīng)商來(lái)進(jìn)行

?互動(dòng)是互動(dòng)投影的關(guān)鍵，需要在設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)加入互動(dòng)的元素

7. 會(huì)議可持續(xù)性，怎樣才能做得更好

推行可持續(xù)的環(huán)保會(huì)議是近年來(lái)的一個(gè)重要趨勢(shì)。對(duì)于活動(dòng)策劃者來(lái)說(shuō)，在考慮活動(dòng)主題、場(chǎng)地選擇、議程計(jì)劃和執(zhí)行等傳統(tǒng)元素之外，如何策劃一個(gè)環(huán)?？沙掷m(xù)的會(huì)議也是策劃的重要的一部分。目前常見(jiàn)的會(huì)議環(huán)保舉措包括可回收或數(shù)字標(biāo)牌、可回收餐具和植樹(shù)活動(dòng)等等。部分活動(dòng)還在展區(qū)設(shè)立了紙板箱和纖維板的專用回收攤位等。

但與此同時(shí)，隨著各國(guó)各地不斷推進(jìn)垃圾回收等相關(guān)的環(huán)保舉措，人們的環(huán)保理念得到了提升，參會(huì)者對(duì)于活動(dòng)的可持續(xù)性要求也會(huì)逐步提升，以上這些簡(jiǎn)單的措施或?qū)⒆浇笠?jiàn)肘。如何回應(yīng)參會(huì)者日益高漲的環(huán)保要求，是活動(dòng)策劃者在2020年必須考慮的問(wèn)題。

怎么做：

?在會(huì)議網(wǎng)站上明確公布一份可持續(xù)發(fā)展倡議。根據(jù)eventmanagersblog的這次調(diào)查，只有10％的機(jī)構(gòu)發(fā)布了有關(guān)其可持續(xù)性政策的信息

?在會(huì)議結(jié)束時(shí)收集掛繩和胸牌，避免使用紙杯，將素食加入活動(dòng)餐食菜單，并在與會(huì)者的禮品袋中包括可重復(fù)使用的水壺

?將環(huán)保公益活動(dòng)列入議程，將活動(dòng)多余的食物捐給當(dāng)?shù)氐氖称枫y行等等

8. 告別演講臺(tái)

傳統(tǒng)會(huì)議往往依賴于演講嘉賓和聽(tīng)眾的模式來(lái)進(jìn)行開(kāi)展，這種方式難以調(diào)動(dòng)與會(huì)者的參與度，很難說(shuō)是優(yōu)秀的參會(huì)體驗(yàn)。一些活動(dòng)為了增加體驗(yàn)度加入了專家討論的部分，但某些參與討論的專家聲譽(yù)欠佳或是討論內(nèi)容不佳，也容易招致與會(huì)者會(huì)后在各類社交媒體上的抱怨。

參與度較高的研討會(huì)形式是演講模式的較好替代。根據(jù)eventmanagersblog的這次調(diào)查，有73％的會(huì)議和50％的貿(mào)易展覽會(huì)提供一定程度的研討會(huì)作為其活動(dòng)的組成部分。會(huì)議研究的大多數(shù)文獻(xiàn)和科學(xué)論文也都傾向于達(dá)成一個(gè)共識(shí)：與會(huì)者之間的橫向互動(dòng)是增加會(huì)議體驗(yàn)的良好方式。

活動(dòng)策劃者為活動(dòng)設(shè)計(jì)議程時(shí)，基本上會(huì)有兩個(gè)選擇：1.請(qǐng)業(yè)內(nèi)大咖就活動(dòng)主題做一個(gè)宏觀的主題演講，可以給活動(dòng)帶來(lái)更多的線上流量。2.選擇一個(gè)與活動(dòng)主題相關(guān)的、非常具體的話題，請(qǐng)參會(huì)者互相討論，互動(dòng)和協(xié)作。前者是一項(xiàng)短期戰(zhàn)略，后者則是科學(xué)支持的方法，有助于促進(jìn)大量參會(huì)者之間的聯(lián)系，并以易于消化的方式組織學(xué)習(xí)。

怎么做：

?選擇能啟發(fā)您但與您的受眾有關(guān)的主題演講。對(duì)于會(huì)議內(nèi)容的深刻記憶比獲得一些社交媒體的分享更有價(jià)值–這將使活動(dòng)之外的真實(shí)對(duì)話和參與永存

?提高技術(shù)方面的投入提高參會(huì)者的參與度。戰(zhàn)略性地使用技術(shù)來(lái)使團(tuán)隊(duì)中的參與者相互協(xié)作

?重新進(jìn)行會(huì)議室的動(dòng)線設(shè)計(jì)以促進(jìn)參會(huì)者互動(dòng)。面向前方的演講風(fēng)格座位永遠(yuǎn)不會(huì)吸引與會(huì)者?？梢钥紤]圓桌，舒適的沙發(fā)或是其他家具的排列組合，以激發(fā)與會(huì)者的聯(lián)系感

9. 強(qiáng)化會(huì)議活動(dòng)的社交屬性

在一個(gè)混亂無(wú)序且信息過(guò)多的社交媒體世界中，人們迫切希望見(jiàn)到相關(guān)的聯(lián)系人，尋找新的同伴和合作伙伴，這也是商業(yè)會(huì)議活動(dòng)的價(jià)值所在。活動(dòng)策劃專業(yè)人士需要在正式活動(dòng)日程內(nèi)增加參會(huì)者的交流機(jī)會(huì)。到2020年，僅在會(huì)場(chǎng)劃出一塊社交區(qū)域是不夠的，能夠增加與會(huì)者聯(lián)系的、集思廣益類的活動(dòng)將成為活動(dòng)的主流。

活動(dòng)技術(shù)供應(yīng)商也在升級(jí)各自的服務(wù)。到2020年，隨著數(shù)據(jù)的可用性和人工智能的進(jìn)步，活動(dòng)應(yīng)用程序的戰(zhàn)場(chǎng)將是網(wǎng)絡(luò)化。到目前為止，這個(gè)難題尚未得到充分解決。另一個(gè)關(guān)鍵提升活動(dòng)社交屬性的方面將是包容性：考慮年輕的，不喝酒的，性格內(nèi)向，殘疾，和其他各類屬于少數(shù)人群的參會(huì)者。幫助所有與會(huì)者參與到活動(dòng)中并得到有效的社交。

怎么做：

?考慮如何重新設(shè)計(jì)各類會(huì)前酒會(huì)或是其他社交活動(dòng)

?技術(shù)供應(yīng)商往往承諾人工智能技術(shù)能夠提高與會(huì)者的社交，但最后的成果往往并不盡如人意。在購(gòu)買(mǎi)服務(wù)之前，請(qǐng)先確認(rèn)是否有成功案例和回報(bào)率

?提高技術(shù)方面的投入提高參會(huì)者的參與度。戰(zhàn)略性地使用技術(shù)來(lái)使團(tuán)隊(duì)中的參與者相互協(xié)作

?把與會(huì)者關(guān)進(jìn)同一個(gè)房間并不會(huì)增加互相之間的社交。仔細(xì)考慮可以使用什么方式來(lái)吸引更多的人進(jìn)行互動(dòng)？可以使用諸如帶有標(biāo)記的胸牌之類的工具來(lái)幫助與會(huì)者參與社交

10. 活動(dòng)策略是活動(dòng)專業(yè)人士的未來(lái)

2020年，活動(dòng)專業(yè)人士的角色將從物流協(xié)調(diào)執(zhí)行者的角色轉(zhuǎn)變?yōu)楦邞?zhàn)略性、以數(shù)據(jù)為中心的角色，計(jì)劃和執(zhí)行活動(dòng)目標(biāo)并改變參會(huì)者的生活體驗(yàn)。2020年活動(dòng)行業(yè)面臨著許多挑戰(zhàn)，世界經(jīng)濟(jì)正處于一個(gè)較為緩慢的運(yùn)行周期。在上一個(gè)經(jīng)濟(jì)蕭條期，2008-2009年，許多市場(chǎng)營(yíng)銷部門(mén)削減了活動(dòng)方面的支出。為了讓2008年發(fā)生的事情不再發(fā)生，防止進(jìn)一步的行業(yè)下滑的方法是重新考慮會(huì)議策劃者在組織中的角色以及活動(dòng)能夠?yàn)槠髽I(yè)和參會(huì)者帶來(lái)的價(jià)值。在2020年，活動(dòng)策劃者將通過(guò)數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)，積極提升組織的參與度和ROI，將面向參會(huì)者的愿景應(yīng)用于活動(dòng)計(jì)劃，從而避免成為預(yù)算削減的對(duì)象。

怎么做：

?數(shù)據(jù)分析將是您在瞬息萬(wàn)變的時(shí)代中最強(qiáng)大的技能。在開(kāi)始明年的計(jì)劃前，與整個(gè)團(tuán)隊(duì)共享數(shù)據(jù)并進(jìn)行分析和討論。

?要求技術(shù)提供商幫助您獲取數(shù)據(jù)。如果他們無(wú)力做出貢獻(xiàn)，請(qǐng)將您的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到其他地方。2020年的活動(dòng)科技公司必須向活動(dòng)策劃人員提供指導(dǎo)和支持。

?隨時(shí)隨地收集數(shù)據(jù)：反饋表，應(yīng)用程序統(tǒng)計(jì)信息，網(wǎng)站分析，調(diào)查，RFID跟蹤-利用一切可以跟蹤更多數(shù)據(jù)的方法。

未來(lái)，活動(dòng)策劃專業(yè)人士面臨的挑戰(zhàn)將是通過(guò)創(chuàng)新和以參會(huì)者為中心的體驗(yàn)設(shè)計(jì)。一場(chǎng)真正的革命即將到來(lái)，活動(dòng)專業(yè)人士已為此做好了準(zhǔn)備。

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